KPI per freelance: i 3 numeri da guardare ogni settimana

Per anni il mio lunedì mattina è cominciato con una dashboard.

In Essity seguivo la logistica di 8 centri in cinque paesi, e ogni settimana quel file arrivava puntuale: consegne in orario, saturazione dei magazzini, costi di trasporto, reclami, giacenze. Colonne verdi e colonne rosse. Solo leggerla tutta mi costava un'ora, e altre due se ne andavano a preparare le risposte per la riunione, perché su ogni casella rossa qualcuno avrebbe chiesto «e qui che succede?».

Col tempo, riunione dopo riunione, ho fatto caso a una cosa: di tutti quei numeri, quelli su cui si decideva davvero qualcosa erano sempre gli stessi tre o quattro. Se i ritardi salivano, si spostavano scorte o si cambiava vettore. Se il costo di trasporto sforava, si rinegoziava. Gli altri trenta servivano soprattutto a dimostrare che tutto era sotto controllo. Numeri da difesa, non numeri da decisione.

Poi ho aperto la mia attività, accanto al lavoro da manager, e ho scoperto che per il mio progetto la dashboard non esisteva. Nessuno che mi chiedesse i numeri il lunedì. Una libertà bellissima, per circa tre settimane: il tempo di accorgermi che stavo guidando a fari spenti, e che «mese buono» era diventato sinonimo di «inbox piena».

A cosa servono i KPI se lavori da solo?

KPI sta per key performance indicator, ma la traduzione onesta è più semplice: un numero che ti dice se stai andando dove hai deciso di andare. E qui c'è il punto che quasi tutti mancano: il KPI viene dopo la decisione, non prima. Prima scegli la direzione, poi scegli il numero che ti dice se la stai tenendo. Un KPI fatto bene ti mette davanti agli occhi, ogni settimana, la decisione che stai rimandando.

Chi lavora in proprio di solito abita uno di due estremi. O non misura niente e va a sensazioni, con l'ansia come unico indicatore. O misura tutto quello che le app gli mettono davanti, follower, visualizzazioni, tasso di apertura, e intanto non sa dire quanto gli è rimasto in tasca il mese scorso. In entrambi i casi le decisioni importanti si prendono al buio.

Nel Metodo 5D la prima D è quella di Dati, e c'è un motivo se viene prima di tutte le altre: senza numeri, ogni discussione sul tuo lavoro diventa una discussione sui tuoi stati d'animo. I numeri non decidono al posto tuo. Ti tolgono però la possibilità di raccontartela.

Se un numero non ti ha mai fatto cambiare una decisione, smetti di misurarlo.

Quali numeri guardare: i tre che bastano

Nelle multinazionali gli indicatori sono decine perché le persone sono migliaia e ognuno risponde di un pezzo. Tu rispondi di tutto. Ti servono quindi pochi numeri che coprano le tre domande da cui dipende qualsiasi attività: sto guadagnando? Sto usando bene il tempo? Avrò lavoro anche fra due mesi? Un numero per domanda.

1. I soldi veri: quello che resta

Il fatturato è il numero che racconti agli altri. Quello che resta dopo tasse, contributi e spese è il numero con cui paghi l'affitto, ed è l'unico dei due che merita il tuo lunedì. Ho visto festeggiare un anno da 60.000 euro fatturati e scoprire, conti alla mano, che gliene erano rimasti poco più di 20.000: meno dello stipendio che si erano lasciati alle spalle con orgoglio.

La differenza si vede nelle decisioni. Chi guarda il fatturato e lo vede basso reagisce quasi sempre in un modo solo: correre di più, accettare tutto. Chi guarda quello che resta scopre spesso che il problema sta altrove: un prezzo troppo basso, un cliente che paga a novanta giorni, un abbonamento dimenticato. Stessa situazione, mossa diversa. Il numero giusto cambia la mossa.

2. Il tempo: la tariffa oraria reale

Prendi quanto hai incassato da un cliente e dividilo per le ore che ci hai messo davvero: le call, le mail, le revisioni, i «solo un'ultima cosa». Quella è la tua tariffa oraria reale, e quasi sempre è una doccia fredda. Il cliente più grosso, quello che tratti coi guanti, si rivela spesso quello che all'ora ti paga meno di tutti.

Questo numero non serve a farti fatturare a ore. Serve a vedere dove finisce la tua settimana e a decidere di conseguenza: quale cliente rinegoziare, quale lasciare andare, quale processo perde pezzi. Se fai tutto tu, dalla produzione alle fatture, il tempo è il tuo magazzino: ne ho scritto in Come gestire una piccola impresa da soli, senza esserne gestiti.

3. Il futuro: proposte inviate

I primi due numeri fotografano il presente. Il terzo guarda avanti: quante proposte hai mandato questa settimana, o quante conversazioni commerciali hai aperto. Preventivi, chiamate, messaggi a vecchi clienti, caffè con le persone giuste.

È il numero più facile da trascurare, perché quando sei pieno di lavoro smetti di seminare, e il campo vuoto lo vedi solo dopo, quando i progetti in corso finiscono tutti insieme. Il buco di fatturato di ottobre nasce quasi sempre in una settimana piena di luglio. Un numero sul futuro, guardato ogni lunedì, ti obbliga a seminare anche quando raccogli.

E se invece che freelance sei una piccola impresa con due o tre persone, i KPI restano questi: cambiano le grandezze, non le domande. Soldi veri, tempo, futuro.

Lo strumento: la dashboard da post-it

Niente fogli di calcolo con dodici schede. Un post-it attaccato al monitor, tre righe:

• Restano: quanto ti è rimasto, incassato meno tasse, contributi e spese, nelle ultime quattro settimane;
• Ora reale: la tariffa oraria vera del cliente su cui hai lavorato di più la settimana scorsa;
• Semina: quante proposte hai inviato o conversazioni hai aperto la settimana scorsa.

Ogni lunedì mattina, prima delle mail, dieci minuti: aggiorni i tre numeri e attacchi il post-it nuovo accanto a quello vecchio. Dopo un mese hai una fila di post-it che racconta la tua attività meglio di qualsiasi report, perché la direzione di un numero dice più del numero stesso.

Aggancio se-allora: se un numero peggiora per due lunedì di fila, allora entro venerdì prendi una decisione che lo riguarda. Una sola, ma vera: una mail di rinegoziazione, un prezzo ritoccato, due proposte in uscita. I KPI si migliorano così, una decisione alla settimana, non aggiungendo colonne.

La versione da cinque minuti, per oggi: prendi un post-it e prova a scrivere i tre numeri a memoria. Quelli che non conosci sono già il primo dato: ti dicono su quale strada stai guidando a fari spenti. Lunedì prossimo fai la prima misurazione vera. E se quei tre numeri preferisci non guardarli da solo, dentro Decision Lab il percorso ha la sua dashboard: si aggiorna insieme, e da lì esce la mossa della settimana.

Tre caselle, un centro solo

Ogni tanto ripenso a quelle dashboard del lunedì: tre ore per difendere trenta numeri, e riunioni in cui se ne usavano quattro. Otto centri logistici, cinque paesi, e alla fine le decisioni passavano sempre dalla stessa manciata di caselle.

Tu di centri ne hai uno solo, e lo conosci meglio di chiunque. Tre caselle bastano. Il post-it ce l'hai già sulla scrivania, e il prossimo lunedì arriva comunque: meglio arrivarci coi fari accesi.