Procrastinazione: perché rimandi anche quando sai cosa fare

Il messaggio era pronto da tre settimane. Duecento parole per propormi a un'azienda con cui volevo lavorare da mesi: il contatto giusto ce l'avevo, il servizio pure. Ogni mattina aprivo la bozza, cambiavo una virgola, richiudevo. «Oggi ho le call, lo mando domani.» E domani c'erano le fatture, e dopodomani un documento da finire. Tre settimane così.

La cosa che mi bruciava era il confronto. Per più di dieci anni, in azienda, ho fatto operations: centri logistici, turni, budget, decisioni prese alle sei del mattino con il piazzale pieno di camion e trenta persone che aspettavano una risposta. Decidevo per mestiere. E quello stesso tizio, davanti a duecento parole con il suo nome sotto, non riusciva a premere invio.

Allora ho fatto quello che faccio con qualsiasi cosa che non capisco: ho smesso di giudicarla e ho iniziato a misurarla. Per due settimane ho annotato tutto quello che rimandavo, con accanto la scusa ufficiale che mi raccontavo. A fine lista il pattern era così chiaro che mi sono sentito scemo a non averlo visto prima.

Perché rimandi anche quando sai cosa fare?

Nella mia lista c'erano due famiglie di voci. La prima: compiti noiosi ma definiti. Le fatture, un modulo dell'assicurazione, il backup del computer. Quelli li rimandavo di qualche giorno, poi li facevo, e finiva lì.

La seconda famiglia era diversa. Il messaggio all'azienda. I miei prezzi, fermi da quando avevo iniziato. Un servizio che continuavo a offrire pur sapendo, numeri alla mano, che non rendeva. Queste voci non le rimandavo di giorni: le rimandavo di mesi. E avevano tutte la stessa cosa dentro: un esito incerto che mi riguardava. Il messaggio poteva prendersi un no. I prezzi nuovi potevano far storcere il naso a un cliente storico. Chiudere il servizio voleva dire ammettere che lo tenevo in vita per affezione, non per calcolo.

Vale per chiunque porti avanti un progetto suo: la procrastinazione di business raramente è pigrizia, è una decisione non presa che si è travestita da mancanza di tempo. E il travestimento regge benissimo, perché il tempo ti manca davvero: c'è sempre qualcosa di urgente con cui riempire il buco. Solo che l'urgente lo scegli tu. E guarda caso scegli sempre le cose che non possono dirti di no.

Cosa dice la ricerca su chi procrastina?

C'è uno studioso canadese, Piers Steel, che alla procrastinazione ha dedicato la carriera. Ha messo insieme centinaia di studi e ne ha ricavato una specie di formula che prevede quando rimandiamo. Semplifico parecchio, la sua formula è più fine di così: rimandiamo quando il fastidio è vicino e sicuro e il premio è lontano e incerto. Il cervello sconta il valore delle cose future, come una banca sconta una cambiale. Gli studiosi lo chiamano temporal discounting: cento euro fra un anno, per la tua testa, valgono molto meno di cento euro adesso. Figuriamoci un cliente nuovo fra sei mesi contro una figuraccia stasera.

Applicalo al lavoro in proprio e i conti tornano tutti. Alzare i prezzi: il fastidio (la mail ai clienti, il rischio che qualcuno saluti) è oggi, il beneficio è fra mesi. Proporsi a un'azienda: il possibile rifiuto arriva subito, il contratto chissà. Il lavoro autonomo, visto così, è una macchina perfetta per procrastinare: nessun capo che mette scadenze, e tutte le decisioni che fanno crescere il progetto hanno il costo davanti e il premio dietro.

Una cosa della ricerca, però, tienila stretta, perché smonta il senso di colpa: nella formula di Steel la pigrizia non compare. Chi procrastina, in genere, lavora tantissimo. Rimanda mentre lavora. Sposta la fatica su cento compiti sicuri pur di non toccare l'unica cosa incerta. Se ti riconosci, la voglia non c'entra. C'entra una cosa che si può nominare, e adesso la nominiamo.

È un compito rimandato o una decisione evitata?

Il test che uso, su di me e con le persone che seguo, sta in due domande. Prima: questa cosa la rimando da più di un mese? Un compito vero, per quanto odioso, prima o poi cede al calendario: la burocrazia si fa, il backup pure. Quello che sopravvive a un mese di rinvii ha quasi sempre una decisione dentro.

Seconda domanda: se domani avessi una giornata completamente vuota, la farei? Se la risposta onesta è «sì, finalmente», il tuo è un problema di agenda, e con l'agenda si risolve. Se la risposta è «probabilmente troverei altro da fare», il tempo non c'entra niente. Stai evitando un esito: un no, un numero che non vuoi vedere, un cliente che ci rimane male.

A quel punto, chiamala col suo nome. «Devo sistemare il listino» è un compito, e può aspettare in eterno senza darti fastidio. «Decido se alzare i prezzi ai clienti storici, entro venerdì» è una decisione: ha un sì, un no e una data. Finché resta travestita da compito la puoi rimandare all'infinito. Nominata, comincia a pesare il giusto. Nel mio caso la frase era brutale: «sto evitando di scoprire se quell'azienda mi vuole».

Come se ne esce? La lista delle cose rimandate

La versione completa chiede una settimana. Tieni una lista di tutto quello che rimandi, con accanto la scusa ufficiale, come farei io con un processo che perde colpi: prima i dati, poi il giudizio. A fine settimana cerchia le voci più vecchie di un mese e per ognuna completa la frase: «sto evitando di decidere se...». Le decisioni che escono da lì meritano un processo vero: io uso il Metodo 5D, che parte dai dati proprio per togliere alla paura il monopolio della discussione.

La versione da cinque minuti la puoi fare adesso, senza aspettare la settimana. Scrivi le tre cose che rimandi da più di un mese. Per ognuna completa: «sto evitando di decidere se...». Poi scegli quella che ti mette più a disagio a leggerla ad alta voce, e scrivi la prima mossa. La misura giusta della mossa è quella che uso per tutto: ti mette un po' a disagio e la puoi fare entro domani. Se non ti mette a disagio, è troppo piccola per insegnarti qualcosa. Se non sta dentro domani, è troppo grande e farà la fine del resto.

Due strade in più, a seconda di dove sei. Se a essere fermo è un progetto intero, più che le singole decisioni, ho scritto un pezzo gemello di questo su Aspetti di sentirti pronto? Come smettere di rimandare. E se di frasi che iniziano con «sto evitando di decidere» ne hai scritte sei o sette, il problema non si risolve con un articolo: è il lavoro che facciamo in Decision Lab, dove ogni decisione rimandata prende una data e c'è uno che te la chiede ogni settimana.

Com'è finita col messaggio?

L'ho mandato il giovedì mattina, alle 8:20, prima di aprire qualsiasi altra cosa. La risposta è arrivata dopo quattro giorni: un no, gentile ma un no. E qui dovrei raccontarti che poi si sono ricreduti e mi hanno richiamato. Non è successo. Il no è rimasto un no.

Eppure quella settimana è stata una delle migliori del mio anno. Perché insieme al messaggio ho alzato i prezzi e ho chiuso il servizio che non rendeva: tre decisioni evitate per mesi, liquidate in cinque giorni. E la testa, te lo giuro, pesava la metà. Ogni decisione evitata è un ciclo aperto che paga affitto nella tua testa, tutti i giorni, anche quando non la guardi. Il no fa male una volta. Il rimandare fa male a rate.

Anche tu ce l'hai, una bozza aperta da tre settimane. Sai già qual è: l'hai vista passare mentre leggevi. Nominala, scrivi la mossa, falla entro domani. Il resto lo scopri dopo, come tutti.