Come fare un preventivo di lavoro (che non ti svende)

Una cliente mi ha raccontato come scriveva i preventivi. La sera, dopo cena, con la calcolatrice e il senso di colpa. Il lunedì il prezzo le sembrava troppo alto. Il mercoledì troppo basso. Il venerdì tutto da rifare.

Alla fine mandava il numero dell'umore del giorno. Il cliente rispondeva «ci penso», e lei passava la settimana a chiedersi se aveva chiesto troppo.

Il suo problema non era il prezzo. Era che il prezzo non l'aveva mai deciso: lo rinegoziava con se stessa a ogni email. E una decisione rimandata la prende sempre qualcun altro al posto tuo. In questo caso la prendeva la paura.

Perché il preventivo si decide prima, e una volta sola

Un preventivo è il momento in cui il tuo lavoro diventa un numero scritto. Se quel numero non esiste prima, nasce lì, sotto pressione, col cliente che aspetta e la paura che suggerisce lo sconto.

L'esito di questo modo di lavorare si misura. Secondo ACTA, l'associazione dei freelance italiani, circa sei liberi professionisti su dieci stanno sotto i ventimila euro l'anno. Non perché lavorino poco. Perché vendono ore sotto costo senza saperlo.

La buona notizia è che il preventivo è una regola, e una regola si scrive una volta. Poi si applica, il lunedì come il venerdì.

Quanto costa davvero un'ora del tuo lavoro?

Prendi l'ultimo mese e conta le ore vere. Quelle fatturate, ma anche le email, i preventivi scritti gratis, gli spostamenti, la contabilità, i «solo una cosa veloce». Poi prendi quello che ti è rimasto in tasca, tolte tasse, contributi e spese. Dividi.

Con un cliente l'abbiamo fatto in sessione, su un foglio di calcolo. Dal listino usciva una tariffa dignitosa. Dal conto vero uscivano sette euro l'ora. Da quel numero in poi, ogni suo preventivo è cambiato.

Quel costo orario pieno è il tuo pavimento. Sotto quel numero non stai lavorando: stai pagando per lavorare. Se vuoi fartelo adesso, sul sito c'è uno strumento gratuito che calcola il tuo prezzo minimo in cinque minuti, senza lasciare l'email.

Sopra il pavimento va il margine. Il margine non è avidità, è quello che paga i mesi lenti, la formazione, le ferie che adesso non ti prendi. Un'attività senza margine regge finché non succede niente. Poi succede sempre qualcosa.

Cosa scrivere nel preventivo, oltre al numero

Il numero da solo non si difende. Le righe che ti proteggono sono queste:

• Cosa include, voce per voce. E una riga onesta su cosa non include: è quella che ti salva quando arriva il «già che ci sei».
• Quante revisioni sono comprese. Due, per esempio. Dalla terza si paga, ed è scritto lì dall'inizio.
• Fino a quando vale. Un preventivo senza scadenza è una promessa eterna a un prezzo di sei mesi fa. Trenta giorni bastano.
• Come si parte. Un acconto, per esempio il trenta per cento. Separa i clienti veri dai curiosi meglio di qualunque telefonata.
• Quando si paga il resto. A consegna. Non «appena riesco».

Il preventivo è vincolante?

È una delle domande più cercate in Italia, quindi rispondo. In generale, se il cliente accetta il preventivo per iscritto, quel documento diventa un impegno su prezzo e contenuto del lavoro. Per i dettagli del tuo caso serve un professionista, non un articolo. Ma la sostanza per chi lavora è una: il preventivo è un piccolo contratto. Un motivo in più per scriverci le regole, invece di buttarci un numero e sperare.

E se il cliente dice che sei caro?

Succederà, ed è un segno di vita: vuol dire che il tuo prezzo dice qualcosa. La risposta non è uno sconto a giro di posta. La risposta è una frase preparata prima, detta con calma. La mia è questa: «Questo è quello che offro, e il costo è questo. Io lavoro così.»

Se il budget del cliente è più piccolo del preventivo, si riduce il lavoro, non il prezzo dell'ora. Meno consegne, meno revisioni, stesso valore del tuo tempo. E un'osservazione dal campo: chi tratta sul prezzo al primo caffè, quasi sempre poi tratta anche su consegne, tempi e pagamenti.

La versione da cinque minuti

Stasera, prima di chiudere il computer, riprendi l'ultimo preventivo che hai mandato. Dividi la cifra per le ore che quel lavoro ti è costato davvero, tutte. Guarda il numero.

Se ti fa male, hai trovato il punto da cui ripartire. Non serve rifare il listino stanotte. Serve decidere che il prossimo preventivo non lo scrive l'umore del giorno.

La cliente dell'inizio oggi i preventivi li scrive in dieci minuti. Stesso file, stesse regole, stesso prezzo il lunedì e il venerdì. L'ultima volta che un cliente le ha risposto «ci penso», non ha passato la settimana a rifare i conti. Ha aspettato la risposta lavorando per chi aveva già detto sì.